Ater comune di Roma

Classificare per razionalizzare i processi documentali


Committente
Azienda territoriale per l’edilizia residenziale del Comune di Roma.

Esigenza
Dotare l’Azienda del piano di classificazione.

Soluzioni
Redazione del piano di classificazione, erogazione di un corso di formazione ai dipendenti, assistenza archivistica on-site.


 

La documentazione prodotta dalle Aziende territoriali per l’edilizia residenziale e pubblica è sottoposta a vincolo di tutela quale bene culturale ai sensi del vigente Codice dei beni culturali (D. Lgs 42/2004).L’Ater del Comune di Roma ha recepito in modo chiaro e fattivo le implicazioni positive determinate da tale vincolo e ha stabilito di intervenire organicamente e progressivamente sulla gestione documentale, valorizzando in tal modo il proprio patrimonio informativo.

L’Azienda, nell’ambito di tale processo di riorganizzazione e regolamentazione della propria gestione documentale in ottemperanza alla normativa vigente, ha selezionato la ab per la redazione del piano di classificazione.

Nel corso del lavoro di sviluppo del piano sono emerse diverse criticità per quanto attiene in particolare alla gestione dei documenti cartacei ed informatici ed alle competenze in materia da parte del personale. Tali carenze sono state da subito, e coerentemente con la metodologia di lavoro della ab, condivise e discusse con il Committente per la loro fattiva risoluzione.

Successivamente alla regolare approvazione del Piano da parte della Direzione generale Ater e della Soprintendenza archivistica per il Lazio, l’Azienda ha dunque chiesto alla ab di erogare un corso di formazione al personale interno sulle tematiche di protocollazione e classificazione, della durata di 132 ore.

Un passaggio successivo ha condotto l’Azienda a dotarsi di un nuovo sistema di protocollo che, in linea con quanto previsto dalla normativa, ha sostituito il vecchio sistema fino ad allora in uso. Al riguardo è stato chiesto alla ab un ulteriore intervento, consistente nella fornitura diun’assistenza on-site di supporto al personale addetto all’Unità organizzativa di Protocollo dell’Azienda finalizzata alla disamina e soluzione di tutte le problematiche connesse con la classificazione e la fascicolazione. L’assistenza è stata organizzata in incontri informativi e di confronto con il personale di ciascun ufficio, nel corso dei quali sono stati posti all’archivista fornito dalla ab, quesiti sulla formazione e tenuta dei fascicoli, sulla corretta classificazione, sulle modalità di registrazione dei documenti.

Dal progetto iniziale (stesura del piano di classificazione) è nato dunque un virtuoso iter di miglioramento dei processi documentali della durata di oltre un anno che, oltre a consentire all’Azienda di gestire con efficacia i propri procedimenti amministrativi nel rispetto delle norme di legge, ha costituito un indubbio stimolo a rinnovare, in alcuni casi a delineare ex novo, le procedure di gestione dei documenti.