Ater di Latina

Soluzioni integrate: la migliore organizzazione per ciascuna età di vita dell’archivio


Committente
Azienda territoriale per l’edilizia residenziale e pubblica (Ater) di Latina.

Esigenze
Risoluzione delle criticità connesse alla gestione dell’archivio corrente, di deposito e storico.

Soluzioni
Definizione di procedure di gestione dei flussi documentali, riorganizzazione e ordinamento dell’archivio di deposito e storico e produzione dei relativi elenchi.


 

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Uno dei locali già sede dell’archivio storico dell’Azienda

La documentazione prodotta dalle Aziende territoriali per l’edilizia residenziale e pubblica è sottoposta a vincolo di tutela quale bene culturale ai sensi del vigente Codice dei beni culturali (D. Lgs 42/2004).

L’Ater di Latina ha recepito in modo chiaro e fattivo le implicazioni positive determinate da tale vincolo e ha stabilito di intervenire organicamente e progressivamente sulla gestione documentale, valorizzando in tal modo il proprio patrimonio informativo.

In questo percorso, l’Ater di Latina si è avvalsa della collaborazione della ab che ha elaborato un piano di intervento organico articolato su diversi livelli e realizzato attraverso l’impiego di personale archivistico altamente qualificato e specializzato, generalmente coordinato da un archivista senior.

Va sottolineato che le diverse fasi sono state realizzate in stretta connessione con l’organo di vigilanza preposto (Soprintendenza ai beni archivistici per il Lazio) e che ciascuna di esse ha trovato il proprio completamento nei tempi concordati con l’Azienda.

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Attività di inscatolamento

Nell’ambito del primo progetto è stato affidato a questa Società il compito di individuare le procedure di gestione della documentazione corrente e del conseguente trasferimento all’archivio, sintetizzate in un Manuale appositamente redatto. L’intervento si è articolato in fasi successive, dall’analisi della situazione mediante interviste al personale fino all’individuazione delle criticità e delle relative soluzioni.

L’Azienda, preso atto dei risultati emersi dall’indagine, ha espresso l’esigenza di un ulteriore intervento (secondo progetto) che ha riguardato il riordino e la riorganizzazione dell’archivio di deposito in locali completamente rinnovati, razionalizzati e dotati  inoltre di idonee scaffalature. Il progetto ha previsto lo svolgimento di una serie di attività specifiche:

  • assistenza, preparazione e coordinamento archivistico alle operazioni di trasloco della documentazione condotte con l’ausilio di personale di facchinaggio;
  • selezione e separazione della documentazione semicorrente, di deposito e storica precedentemente conservata senza soluzione di continuità nel medesimo locale di deposito;
  • riorganizzazione e sistemazione della documentazione presente nel deposito in modo coerente ossia attraverso l’individuazione delle serie archivistiche e successivi livelli;
  • redazione dell’elenco (la descrizione è stata realizzata a livello di singolo pezzo fornendo l’indicazione dei dati presenti sul dorso delle unità di conservazione);
  • contestuale redazione della relativa proposta di scarto.
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A sinistra: panoramica di una serie, successivamente alla chiusura delle operazioni di ordinamento e condizionamento. A destra: I nuovi locali adibiti ad Archivio storico dell’Azienda, al momento della chiusura dei lavori di riordino del fondo

A completamento del lavoro è stata individuata e segnalata la documentazione appartenente alla separata sezione d’archivio (archivio storico), oggetto della terza e più recente fase di intervento. La medesima procedura applicata nel caso dell’archivio di deposito è stata replicata per la riorganizzazione dell’archivio storico dell’Ente, fatte salve le dovute differenze e peculiarità (bonifica dei locali; organizzazione dei documenti nelle nuove scaffalature compattabili; redazione del relativo elenco e della conseguente proposta di scarto).

La ab prosegue i suoi rapporti di collaborazione con l’Azienda cui ha avanzato una proposta di assistenza organica e coerente con gli interventi già realizzati.