La gestione informatica dei documenti


 

La normativa in materia di gestione dei documenti richiede agli Enti pubblici e privati una continua attività di aggiornamento procedurale e di adeguamento tecnologico e organizzativo.

La semplice adozione di “soluzioni informatiche”, senza il necessario corredo di consulenza, assistenza e formazione del personale in materia legislativa, organizzativa e archivistica, non è sufficiente per garantire un efficace ed efficiente sistema di gestione documentale integrato.

Fra gli ostacoli o i problemi più comuni che interessano i progetti in questo ambito troviamo, ad esempio, la resistenza al cambiamento da parte del personale, la difficoltà di ripensare e ridisegnare i processi di lavoro, talvolta la comprensione stessa della obbligatorietà di determinate procedure come quelle relative alla registrazione di protocollo.

AB è in grado di fornire soluzioni che ottimizzano la gestione informatica dei flussi documentali nel pieno rispetto della normativa vigente, dei criteri di una gestione documentale virtuosa e nella considerazione attenta e sensibile delle esigenze organizzative dell’Ente. Il tutto attraverso un’offerta configurata in moduli di intervento chiari e definiti nell’ambito del RML – Records Management Layer – appositamente sviluppato.

I punti chiave caratterizzanti i nostri progetti sono:

a. analisi preliminare focalizzata su:

  • esigenze specifiche dell’ente o dell’azienda;

  • sistemi di protocollo e di gestione documentale in uso;

  • procedure, flussi documentali, procedimenti;

  • ricognizione degli archivi cartacei e digitali.

b. interventi incentrati su:

  • redazione o revisione del piano di classificazione (titolario) e del piano di fascicolazione;

  • disegno dei processi e dei flussi con particolare riferimento a quelli documentali;

  • redazione di procedure e del “Manuale di gestione del protocollo e degli archivi”;

  • stesura o revisione del massimario di scarto e del piano di conservazione;

  • formazione del personale;

  • assistenza pratica on-site al personale sulle tematiche della gestione documentale (protocollazione, classificazione, fascicolazione, archiviazione, selezione, scarto, ecc.).