L’ Archivio di deposito


 

La AB ha sviluppato ad oggi una considerevole esperienza nell’assistenza alla corretta gestione degli archivi di deposito.

Come è noto, l’archivio di deposito ospita la documentazione che, non più corrente ma non ancora pronta per il passaggio allo storico, mantiene un interesse amministrativo da parte del soggetto produttore. Spesso, però, gli enti si trovano di fronte al problema di dover gestire un archivio di deposito che si è andato sedimentando in maniera non ordinata e non razionale nel corso degli anni. Non infrequente è poi il caso della presenza di locali che nel tempo si sono dimostrati inadeguati ad ospitare la mole di documentazione ivi collocata, senza una preventiva e coerente programmazione.

Una simile gestione pone, tra gli altri, anche il problema dello scarto: all’interno dell’archivio di deposito, infatti, confluiscono abitualmente documenti e carte per i quali era previsto fin dalla loro origine un diverso iter (come, ad esempio, quello di essere smaltiti già negli uffici in modo da facilitare le future operazioni connesse allo scarto).

L’archivio di deposito diventa quindi spesso, quel luogo angusto e buio, localizzato in angoli remoti dello stabile, cui il personale evita accuratamente di accostarsi, limitando le rare incursioni agli episodi determinati dalla cogente necessità di reperimento delle pratiche ivi trasferite.

Quanto rilevato determina un margine di incertezza nelle modalità di ricerca e in quelle di reperimento del documento/pratica, con notevole detrimento per la vita amministrativa degli enti.

La ab ha adottato in questo senso una serie di soluzioni che si sono dimostrate efficaci per la riabilitazione dell’archivio di deposito in quanto luogo fisico e complesso organico e ordinato di documentazione, ad esempio coadiuvando il personale nella ricerca attraverso la formulazione di elenchi più o meno analitici della documentazione.

Un esempio di intervento su un archivio di deposito operato dalla ab è riportato nella Sezione “Casi pratici” Ente Ater di Latina.