Lo scarto d’archivio


Lo scarto è l’operazione mediante la quale si procede alla distruzione fisica di una parte della documentazione d’archivio già conservata o in procinto di esserlo. Azione fondamentale quindi, per la gestione documentale di qualsiasi ente indipendentemente dalla sua natura, pubblica o privata. L’iter dello scarto si compone di diverse fasi (decisione di scartare, individuazione della documentazione, elaborazione della proposta di scarto, distruzione fisica), per la cui realizzazione occorre una specifica competenza professionale.

Per procedere con lo scarto bisogna quindi, prima di tutto, definire i criteri in base ai quali si può scartare per poi stabilire che cosa ovvero quali documenti. In questo gli archivisti, coadiuvati dai funzionari delle Soprintendenze archivistiche e affiancati dal personale dell’ente, possono offrire tutte le conoscenze, sia normative che scientifiche, per procedere alla definizione di tali criteri.

Quando si parla di scarto è necessario far riferimento a specifici strumenti: il Piano di conservazione e/o del Massimario di selezione dei documenti dell’archivio, ove è indicato concretamente quali documenti conservare e per quanto tempo. Per fare un esempio: del fascicolo del dipendente, il relativo massimario di selezione elencherà tutte le tipologie documentali che vi sono contenute e i relativi tempi di conservazione al termine dei quali poter procedere con lo scarto, ovvero da dover conservare per sempre.

Selezionare la documentazione ha un effetto su due ambiti fra loro connessi:

  1. conservare ciò che criticamente merita di esserlo;
  2. scartare i documenti che non risultano più necessari all’ente o che, per scelta consapevole e critica, si ritiene non rivestano un interesse storico apprezzabile.

Dopo la definizione dei criteri e dei relativi documenti per la selezione e conservazione, si deve mettere in atto la procedura di scarto vero e proprio: cioè le attività che riguardano la concreta presa in carico delle scatole, dei faldoni, dei documenti da eliminare, sino alla loro distruzione fisica. Per queste operazioni esistono delle procedure molto precise, ma niente affatto complicate, che stabiliscono anche l’ordine delle diverse attività da svolgersi.

Va infine sottolineato che uno scarto davvero efficace non avviene una tantum o quando “lo spazio è finito”, infatti lo scarto presuppone un’attenzione costante all’archivio, un’attività continua e puntuale su di esso, in modo che anche questa attività, di importanza strategica, diventi una delle buone pratiche messe in atto.

Il Piano di conservazione è previsto come obbligatorio per gli enti pubblici dal Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa (DPR 445/2000) all’art. 68 e deve essere correlato al Piano di classificazione.