Il Piano di classificazione


Nell’ambito della gestione documentale un Ente, un’Azienda, un’organizzazione di qualsiasi tipologia e grandezza si trova di fronte a una quantità notevole di documenti e informazioni da gestire e da archiviare. Ne scaturisce il bisogno di criteri per organizzare il carico documentale, cartaceo, digitale e spesso di entrambe le forme, nel nostro archivio. Ciascuno definisce, in modo talvolta consapevole e qualche altra istintiva, delle voci, delle “cartelline” e dei fascicoli o faldoni in cui raccogliere i documenti che servono al lavoro. Questa organizzazione è già una forma di classificazione: essa risponde a un’esigenza semplice e diffusa quanto importante che consiste nella ricerca della garanzia di trovare un documento quando se ne ha bisogno.

L’operazione necessaria perché tutto l’archivio sia in ordine e tutti i documenti e tutte le pratiche possano essere ritrovati nel tempo è la definizione di un Piano di classificazione o, secondo una denominazione tradizionale, Titolario. Questo è, detto in modo semplice, lo schema generale di voci e categorie in cui andare a classificare tutti i documenti e tutte le pratiche prodotte, lavorate, gestite da un ente, sia pubblico che privato. Bisogna quindi pensare al Titolario come a uno schema che rappresenta – sul piano dei documenti che tratta a vario titolo – l’ente stesso: esso deve riflettere puntualmente le funzioni e le attività che sono svolte e deve farlo in modo che tutti coloro che vi lavorano riconoscano non solo le voci che più li riguardano, ma, potenzialmente, anche quelle che non li interessano direttamente.

È opportuna un’osservazione rapida, ma dovuta: per gli enti pubblici italiani il Titolario è un obbligo di legge sancito dal Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa (DPR 445/2000), come si legge nel relativo articolo 50, comma 4 e all’articolo 56.

Per gli enti privati, invece, tale obbligo non sussiste. Tuttavia va considerato che la ISO 15489-1: 2001 (Information and documentation – Records management – Part 1: General) e la relativa ISO/TR 15489-2:2001 (Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines), per l’Italia UNI ISO 15489-1:2006, prevedono fra i requisiti di una corretta gestione documentale l’adozione di piano di classificazione dei documenti.

Pertanto, che sia per obbligo di legge o per ricerca di buone pratiche secondo standard internazionali, un efficiente sistema di gestione documentale prevede sempre un Piano di classificazione.

La AB ha costruito delle modalità di realizzazione dei Piani di classificazione efficaci e rispondenti alle normative e agli standard citati, creando dei moduli di offerta chiari e definiti in termini di tempi e costi nell’ambito del suo RML – Records Management Layer.