INMP

Costituire l’archivio di deposito


Committente
Istituto nazionale per la promozione della salute delle popolazioni Migranti ed il contrasto delle malattie della Povertà

Esigenza
Costituzione ex novo archivio di deposito

Soluzioni
Ordinamento e sfoltimento delle unità archivistiche, redazione di un elenco di descrizione delle serie documentarie, redazione dell’inventario topografico


 

L’Istituto nazionale per la promozione della salute delle popolazioni migranti ed il contrasto delle malattie della povertà (INMP), è un ente di diritto pubblico, centro di riferimento a livello nazionale per l’assistenza socio-sanitaria alle popolazioni migranti e alle fasce più vulnerabili della popolazione. Per la sua natura di ente pubblico è sottoposto a vincolo di tutela ai sensi del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs n. 42/2004).

Trattandosi di un ente di recente istituzione (nato nel 2007 e stabilizzato nel 2012), l’INMP si è trovato davanti all’esigenza di costituire ex novo il proprio archivio di deposito, in cui far confluire quella documentazione che, trascorsi i primi anni di attività, non risultava più essere di immediata utilità per l’attività corrente, in quanto afferente a procedimenti, affari o attività ormai conclusi.

La AB ha coadiuvato sinergicamente l’Istituto in tutte le fasi di realizzazione dell’intervento.

Una volta effettuato il trasferimento della documentazione selezionata per il passaggio alla fase di deposito nei locali appositamente predisposti, il personale archivistico impiegato, altamente qualificato e specializzato, ha proceduto ad una analisi preliminare della documentazione trasferita e successivamente al suo ordinamento.

Contestualmente è stato eseguito lo sfoltimento dei fascicoli e, laddove necessario, il ricondizionamento della documentazione in nuove unità di conservazione.

L’attività archivistica si è infine conclusa con la redazione dell’elenco di consistenza dell’archivio, recante i metadati descrittivi delle singole serie individuate ed eventuali successivi livelli, unitamente alla indicazione dei tempi minimi di conservazione della documentazione.

A corredo dell’elenco è stato fornito anche un inventario topografico ai fini di una puntuale individuazione della collocazione all’interno del locale di deposito di ciascuna serie o unità archivistica.

L’intervento condotto ha portato all’INMP diversi vantaggi, tra cui:

  • una più efficiente gestione e fruizione dell’archivio corrente, avendo operato una selezione rispetto alle pratiche ormai concluse e quindi di non più immediata utilità;
  • disponibilità di un censimento descrittivo del patrimonio documentario sedimentatosi negli anni e della sua ubicazione;
  • razionalizzazione degli spazi d’archivio.