Il Piano di fascicolazione


Il Piano di fascicolazione (PdF), dopo il Piano di classificazione, è lo strumento archivistico più importante per la gestione documentale corrente e riguarda la creazione e il trattamento sia dei fascicoli cartacei che di quelli digitali.

Questo strumento, che può essere realizzato con diversi livelli di analiticità, guida la corretta apertura, tenuta e chiusura dei fascicoli all’interno del sistema documentale.

L’importanza strategica dello strumento discende dalla centralità riconosciuta al fascicolo archivistico.

La fascicolazione dei documenti, per la Pubblica Amministrazione prevista dalla normativa vigente1, è un’operazione essenziale per l’organizzazione dell’archivio, in quanto permette di evidenziare e di mantenere, attraverso una dichiarazione di contesto (procedimentale, di affare, di attività, di materia o di persona), il vincolo archivistico tra i documenti, partendo dalla fase di formazione fino a quella di conservazione, a garanzia dell’autenticità, del valore legale e della consultabilità nel tempo dei documenti stessi.

Il fascicolo è, quindi, l’aggregazione ordinata di documenti che si riferiscono al medesimo procedimento o affare o attività o persona. Esso è il cuore dell’organizzazione documentale e l’unità archivistica di base che

  • garantisce la corretta sedimentazione dei documenti;
  • evidenzia il contesto informativo fra di essi;
  • esplicita il vincolo che li lega l’uno all’altro;
  • consente l’esercizio del diritto di accesso;
  • facilita il rapido e sicuro reperimento dei documenti.

In ambito digitale l’utilità del PdF appare assolutamente evidente in quanto, venendo meno la contiguità fisica tra i documenti propria dell’ambiente analogico, la costruzione di un set di metadati idoneo a registrare le necessarie informazioni sul contesto dei documenti è condizione essenziale per la restituzione della completezza informativa della documentazione raccolta nel tempo.

La metodologia peculiare di AB, sviluppata su solide basi archivistiche e costantemente aggiornata per l’applicazione in ambiente digitale, consente la realizzazione di piani di fascicolazione rispondenti alle esigenze di ogni organizzazione, offerti secondo una modularità chiara e definita in termini di tempi e costi nell’ambito del suo prodotto peculiare, il RML – Records Management Layer

1 DPR n. 445/2000, art. 64, comma 4, art. 65, comma 1, art. 67; Dlgs n. 82/2005 art. 41; DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione […]”, art. 3.